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Controle e gestão de caixa para clínicas odontológicas

Controle e gestão de caixa para clínicas odontológicas

Mais do que nunca saber os números da sua operação é fundamental. Em tempos de crise, de perda de pacientes e de receita ter o controle sobre a movimentação de recursos financeiros na sua clínica, e principalmente, tomar decisões baseadas nesses números torna-se fundamental.


O primeiro ponto que queremos abordar com vocês é a diferença entre o controle de caixa e a gestão de caixa em uma clínica odontológica.


Controle de caixa


Cerca de 80% das clínicas odontológicas brasileiras podem ser enquadradas naquele grupo que não tem um controle de caixa.


E o que seria o controle de caixa? Seria o registro, o acompanhamento, a recuperação e a validação das entradas e saídas de dinheiro da clínica diariamente.


Parece simples, certo? Mas, acredite cerca de 80% das clínicas odontológicas brasileiras ainda adota um controle rudimentar de controle das entradas e saídas de dinheiro na clínica no famoso "livro caixa" diário.


Um controle manual, sujeito a vários erros e de difícil sintetização das informações. Por exemplo, você conseguiria baseado nesse no seu controle de caixa responder de bate pronto as seguintes perguntas:


  • Qual o custo fixo do seu consultório ou clínica?

  • Qual a necessidade de capital de giro que sua clínica precisa produzir para pagar as contas fixas e variáveis mensais?

  • Qual o valor do ticket médio por procedimento realizado na sua clínica?

  • Qual o custo de venda de serviço, envolvendo insumos, mão-de-obra e impostos?

  • Qual o perfil de endividamento da sua clínica nesse momento?

  • Etc, etc, etc.


Essas são perguntas básicas e simples que uma empresa que faz controle de caixa consegue responder imediatamente.


É que a maioria dos profissionais de odontologia acredita que controle de caixa se resume a lançar as entradas e saídas de dinheiro no caixa, o famoso contas a pagar e a receber. Não é só isso.


Mesmo sabendo que cerca de 80% das clínicas odontológicas brasileiras não fazem nem mesmo o controle de caixa, a resposta para a gestão financeira em uma clínica vem no segundo nível: a gestão de caixa.


Gestão de caixa


A gestão de caixa é o conjunto de medidas, atitudes e ações técnicas e gerenciais que um gestor de uma clínica toma a partir dos dados fornecidos pelo controle de caixa.


O controle de caixa é ligado a apuração e registro de dados. São fatos que acontecem envolvendo movimentação de recursos na sua clínica, como por exemplo, um recebimento de uma parcela de um tratamento, o pagamento de um protético, etc.


O controle de caixa apenas reflete a realidade fatídica dos fatos. Já a gestão de caixa envolve ler, analisar e tomar decisões gerenciais sobre os dados de caixa.


Por exemplo. Uma clínica que tenha uma faturamento de R$ 500.0000,00 por mês e tem uma lucratividade média (a linha final do demonstrativo de resultados mensal) de R$ 40.000,00 pode ser considerada uma empresa saudável ou não?


Para saber a resposta dessa pergunta, o gestor precisa olhar outros fatores, além dos simples dados de controle de caixa (o faturamento e o lucro bruto). Ele precisa olhar o perfil de endividamento da clínica, a rentabilidade, a lucratividade entre outros fatores.


A crise do coronavírus e a gestão de caixa


Nesse exato momento nós vemos uma corrida desenfreada de clientes e de empresas em geral cancelando seus investimentos em marketing, mandando profissionais embora, entrando em pânico.


Tudo isso baseado no achismo, porque eles não tem números. Ao mesmo tempo, temos clientes que estão bastante consolidados e se preparando com ações sensatas e baseadas no seu controle de caixa, se preparando para uma retomada forte quanto a crise passar.


A diferença entre ter uma boa gestão de caixa e apenas "ir tocando" sua clínica focado em faturamento e lucro é que em momentos de crise, as primeiras sobrevivem e saem mais fortes, já as segundas muitas vezes vão parar na UTI...


Conclusão


Não existe forma de não se impactado por uma crise, existe sim, forma de ser "menos" impacto por uma crise.


E clínicas odontológicas que tem controle e gestão sobre o seu caixa estão nesse momento em situação muito mais confortável e segura para ultrapassar mais essa crise, que como as outras vai passar.


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