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Como organizar uma clínica odontológica


Como organizar uma clínica odontológica

Todo mês recebemos dezenas de ligações, emails e mensagens pelo chat do nosso site com dúvidas de diversos tipos.


São dúvidas sobre como aumentar a captação de pacientes, como diminuir a ausências de pacientes nas consultas agendadas, coisas relacionadas a concorrência que muitas vezes é desleal, e também, dúvidas relacionadas a lucratividade e rentabilidade da clínica.


É interessante, porque todas essas dúvidas tem uma origem em comum: A desorganização de clinicas odontológicas.


Modelo de Negócios


Entenda, uma empresa para prosperar, lucrar e se perenizar precisa ter um modelo de negócios sólido.


O modelo de negócios nada mais é que a forma como uma empresa (clínica) está organizada para entregar o melhor serviço para seus clientes e com isso auferir lucro.


Trocando em miúdos, sua clínica precisa ter organização administrativa para funcionar bem e entregar os resultados que você deseja.


Mas, o que seria propriamente a organização administrativa de uma clínica odontológica?


Hoje queremos te mostrar quais são as áreas vitais da sua clínica odontológica que precisam estar muito bem organizadas se você quiser ter uma clínica rentável e lucrativa. Acompanhe.


01 - Organização administrativa


Veja, uma empresa é uma coleção de processos. Na sua clínica não é diferente.


São várias as atividades que são realizadas diariamente e repetidamente na sua clínica.


Pacientes são agendados, recebidos, atendidos, avaliados, negocia-se seus planos de tratamento, inicia-se o tratamento, etc, etc, etc.


Todo esse passo a passo diário precisa ser documentado, padronizado e repetível, independentemente de quem vai realiza-ló


Então, o primeiro passo para organizar sua clínica é criar processos e protocolos de trabalho.


São exemplos de processos e protocolos de trabalho:


  • Protocolo de recebimento do cliente na clínica;

  • Protocolo de preparo da sala de cirurgia;

  • Protocolo de negociação com o paciente;

  • Protocolo de esterilização;

  • Protocolo de cobrança.

  • Etc, etc, etc.


Na nossa consultoria de gestão para clínicas odontológicas nos mapeamos, instalamos e treinamos a equipe da clínica em mais de 30 protocolos e processos padrões.


E sabe porque protocolos e processos são fundamentais para clínicas odontológicas? Porque eles dão previsibilidade do resultado do que está sendo feito. Mais ainda, os processos e protocolos garantem que o que precisa ser feito sempre será feito, e da melhor forma possível.


02 - Marketing


Veja, não existe clínica sem pacientes. E para se captar pacientes nos dias de hoje é preciso ter um processo de marketing.


O processo de marketing da sua clinica deve ser dividido em dois grandes grupos distintos, mas que se complementam:


Marketing passivo


São todas as ações de publicidade, propaganda e captação de pacientes que ocorrem de forma passiva, isso é, quando o potencial paciente vem até você.


Se enquadram nesse sistema:

  • Referências e indicação de outros pacientes;

  • Site;

  • Blog;

  • Canal no Youtube;

  • Instagram

  • Facebook;

  • Etc.


Marketing Ativo


Já as ações de marketing ativo são aquelas cuja característica principal é tomar a atitude de ativamente buscar o paciente e traze-ló para sua clínica.


São exemplos de ações de marketing ativo:

  • Eventos;

  • Telemarketing;

  • E-mail Marketing;

  • WhatsApp Marketing;

  • Parcerias ativas;

  • Campanhas de captação localizadas;

  • Prospecção comercial ativa;

  • Etc;


Dificilmente uma clínica que deseja prosperar e ter faturamento mensal de R$ 200.000 para cima consegue atingir suas metas sem uma mescla bem idealizada, planejada e executada de marketing ativo e passivo.


03 - Pessoas


É incrível como até hoje a maioria das clinicas odontológicas recruta e gerencia de forma amadora seu principal ativos: as pessoas que trabalham na clínica.


E aqui estamos falando desde a sua secretária até seus colegas dentistas. Veja, se você quer ter uma clínica lucrativa e próspera precisa investir no recrutamento, seleção, treinamento e supervisão dos seus colaboradores.


Não adianta nada ter uma equipe de dentistas de alto nível e uma secretária medíocre.


Da mesma forma, não adianta ter uma equipe com ótima formação, mas que está mais preocupada com seu ego e seus status em redes sociais do que entregar um excelente serviço e uma experiência de consumo para seus pacientes.


Equipe coesa, bem treinada, orientada e constantemente supervisionada é um dos maiores ativos que qualquer clínica odontológica pode contar para se destacar no concorrido mercado atual.


04 - Finanças


Já perdemos as contas de quantas clínicas de alto nível e com profissionais super competentes já quebram ou estão prestes a quebrar por não cuidarem da gestão financeira.


Parece incrível, mas ainda hoje encontramos clínicas cujos proprietários não separam as contas pessoais das contas da clínica, que retiram da clínica muito mais dinheiro do que elas podem dar, que vivem um status social mentiroso somente para agradar seus colegas e sociedade descapitalizando seu negócio, colocando-o a beira da morte, todos os dias.


A gestão financeira envolve duas partes distintas:


Controle financeiro - É o registro, a apuração, a informação da movimentação financeira diária da sua clínica.


Gestão financeira - É o processo de tomada de decisão que só ocorre a partir do registro financeiro dos fatos.


São fundamentais as seguintes ferramentas na parte financeira de qualquer clínica odontológica:


  • Gestão do fluxo de capital

  • Determinação da necessidade de capital de giro

  • Precificação matemática dos serviços

  • Controle de custos

  • Indicadores de desempenho

  • Fluxo de caixa projetado


Se você não sabe o que significa ou não tem certeza de como fazer cada um dos controles acima entre em contato e converse com um consultor de gestão de clínicas odontológicas da Senior Marketing.


Conclusão


Organizar é determinar papéis, funções, estruturas e recursos necessários para atingir uma finalidade.


Lembe-se, você organiza a clínica e ganha dinheiro, não o contrário. O objetivo da organização de uma clínica odontológica é entregar o melhor serviço para seu paciente, de forma lucrativa.


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