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Como organizar sua clínica odontológica para o crescimento


Como organizar sua clínica odontológica para o crescimento

Algumas clínicas odontológicas já ultrapassaram a barreira inicial de que todo negócio precisa ultrapassar para se tornar maduro que é o de conseguir captar pacientes para se manter no mercado.


Para algumas clínicas odontológicas que já atingiram certo grau de maturidade o maior problema passa a ser a organização interna.


Se esse é o seu caso fique conosco e aprenda como organizar sua clínica odontológica para o crescimento.


Processos de Trabalho


É preciso entender que uma empresa é uma coleção de processos. Processos são conjuntos de atividades que trabalham para gerar algum tipo de resultado.


Em uma clínica odontológica podemos dividir os principais processos de trabalho em 4 áreas:


  1. Marketing;

  2. Vendas

  3. Atendimento

  4. Financeiro


Logicamente, cada clínica tem suas particularidades e alguns processos podem ser renomeados, excluídos e outros adicionados, mas de forma geral toda clínica odontológica apresenta esses 4 processos.


O sucesso de uma clínica odontológica madura vem do nível de integração e maturidade na execução desses 4 processos.


Vamos analisar cada um deles.


Processo de Marketing


Marketing não é a mesma coisa que vendas. Dentro do processo de marketing para clínicas odontológicas estão os seguintes subprocessos:


- Pesquisa de mercado

- Definição do portfólio de serviços

- Precificação estratégica

- Publicidade e propaganda

- Treinamentos de funcionários


O processo de marketing é responsável por definir e gerenciar toda a interface entre a sua clínica e o mundo exterior.


É através do marketing que são identificados quais os serviços que são mais demandados pelos potencias clientes da sua região, bem como o preço ótimo a ser cobrado por cada um desses serviços.


É responsabilidade do processo de marketing comunicar, atrair, converter e fidelizar os pacientes na sua clínica de acordo com o volume necessário para atingir as metas de faturamento e lucratividade desejadas.


Para que exista um processo de marketing eficiente, toda a sua clínica deve ser voltada para a satisfação das necessidades do seu público-alvo.


Para isso, o processo de marketing tratará de selecionar, treinar e motivar os funcionários que tenham o perfil e a motivação correta para atender e encantar os seus clientes.


Isso envolve definir scripts e padrões de atendimento para toda sua equipe, inclusive para os dentistas.


Marketing torna o próximo passo ou processo, que são as vendas mais simples.


Processo de Vendas


O processo de vendas trabalha em linha com o processo de marketing. Um processo de marketing bem feito vai gerar um fluxo constante de novas avaliações diárias na sua clínica, mas é o processo de vendas que vai garantir as conversões.


De nada adianta ter um processo de marketing odontológico bem feito, mas as vendas serem perdidas diariamente dentro do seu consultório.


O processo de vendas envolve definir a política comercial da clínica, as condições de negociação, o fluxo de atendimento que melhore e facilite as conversões e principalmente o treinamento e as competências necessárias de quem negocia o plano de tratamento.


Clínicas odontológicas que atualmente faturam acima da média de mercado, com alta taxa de lucratividade tem no seu processo de vendas o seu grande diferencial.


Faz parte do processo de vendas definir o que é feito com quem não fecha o plano de tratamento, as rotinas de recuperação de orçamentos perdidos, e a fidelização de pacientes que terminaram o tratamento.


Processo de Atendimento

O processo de atendimento é o coração e o centro de qualquer clínica odontológica. Ele envolve todas as atividades que giram em torno do atendimento do paciente, desde o seu primeiro contato com a clínica até a finalização do seu atendimento.


Isso envolve no mínimo:


  • Rotinas de atendimento ao telefone;

  • Agendamento de consultas;

  • Confirmação de consultas;

  • Recepção do paciente na clínica;

  • Preparação do consultório para atendimento;

  • Encaminhamento do paciente para atendimento;

  • Seleção e preparação de todo o material necessário para o atendimento (incluindo próteses, etc.);

  • Esclarecimentos de dúvidas de pacientes;

  • Roteiro clínico padronizado;

  • Registro de informações do atendimento no prontuário do paciente;

  • Finalização de atendimento;


Todo mundo gosta de saber o que vai encontrar, de como vai ser recebido. As pessoas não gostam de serem surpreendidas.


Ter uma atendimento, humano, caloroso, porém previsível e com um roteiro de passos bem definidos torna o atendimento ao cliente uma experiência e não somente uma ida ao dentista.


Processo Financeiro


O processo financeiro de uma clínica odontológica é composto de todas as atividades que envolvem movimentação de recursos financeiros na clínica.


Isso envolve:


  • Controle de fluxo de caixa;

  • Gestão de caixa;

  • Cobrança;

  • Balanço contábil

  • Tomada de decisão estratégica.


Veja, qualquer decisão na sua clínica odontológica, especialmente quando ela tem algum porte, precisa ser embasada em dados financeiros.


É preciso ter um primeiro nível que é o controle de caixa, momento no qual os registros de entrada e saída de dinheiro na sua empresa são registrados em sistema informatizado.


Porém, não basta ter somente controle, é preciso ter gestão de caixa, ou seja, saber o que fazer com os dados financeiros que o controle de caixa apresenta.


Um bom processo financeiro vai ajuda-ló a tomar decisões como:


- Quando investir em aquisição de equipamentos;

- Expandir ou não a clínica;

- Abrir uma nova unidade;

- Identificar a necessidade de buscar empréstimos para cobrir buracos no caixa;

- Definir quais os serviços mais lucrativos do seu portfólio de serviços;

- Etc, etc, etc.


Os processos financeiros determinam o grau de maturidade de uma clínica do ponto de vista de lucratividade e rentabilidade.


Uma clínica que tem muitos clientes nem sempre é lucrativa. Cuidado.


Conclusão


É fundamental investir em gestão de processos para organizar uma clínica odontológica.


Mapear, desenhar, padronizar e documentar processos é fundamental para organizar sua clínica.


Uma clínica organizada diminui a dependência do dono para que ela continue funcionando mesmo que ele não esteja lá trabalhando todos os dias.


Se você tem uma clínica odontológica e se interessa pelo assunto de organização administrativa e financeira da sua clínica, entre em contato e fale com um de nossos consultores em gestão e marketing para clínicas odontológicas.



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