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Como organizar sua clínica odontológica - 3 regras de ouro

Atualizado: Mar 2

3 regras de ouro para organizar sua clínica odontológica

Muitos dos nossos clientes de odontologia estão em um estágio das suas carreiras profissionais e empresariais em que o maior problema não é mais a captação de pacientes.


Eles já tem uma boa carteira de clientes, já estão bem estabelecidos no mercado e tem até mesmo um bom faturamento.


O problema deles agora passa a ser de outra ordem. Com o crescimento dos negócios surgiram problemas de organização administrativa e financeira das suas clínicas odontológicas.


Já não é tão simples gerenciar a equipe que passou de uma única secretária para várias pessoas.


A execução das tarefas rotineiras na clínica se tornam um tanto quanto caóticas, sendo extremamente dependentes de pessoas específicas.


Não existe padronização na forma com as rotinas clínicas, administrativas e financeiras são realizadas.


O lucro do negócio é um mistério. Não se sabe ao certo se os preços cobrados do tratamentos realizados na clínica esta correto.

Existe uma percepção no ar de que trabalha-se muito e que o lucro real deveria ser maior.


Você também está nessa fase? Com base na nossa vivência assessorando dentistas em todos os estados brasileiros e mais 12 países a percepção é de que existem muitos proprietários de clínicas que passam por situação semelhante.


Se você se enquadra em uma dessas situações esse artigo é para você. Nós elaboramos uma lista das 3 tarefas principais que todo gestor de clínica deveria fazer para organizar suas clínicas odontológicas.


Evidentemente que para solucionar o seu problema específico o ideal é fazer um diagnóstico situacional e elaborar um plano de ações personalizado. Se você precisar de ajuda pode sempre contar com nossa assessoria em gestão e marketing para clínicas odontológicas.


Mas, se você seguir as 3 regras de ouro abaixo vai ter um bom ponto de partida para ter uma clínica odontológica organizada e lucrativa.


Premissa básica


Nos negócios existe uma premissa básica que diz: "Se o seu negócio não está crescendo ele está em retração".


Claro, não existe essa de que você está do mesmo tamanho do ano passado. Alguém está roubando o mercado que você não está conseguindo atender ou captar.


Então, a premissa básica para qualquer trabalhar de organização administrativa e financeira é ter uma mentalidade de crescimento e lucro.


O lucro é bom. É ele que permite que você dê aos seus pacientes, o motivo principal da existência da sua clínica, um serviço de excelente nível, que reinvista no desenvolvimento da sua equipe, na modernização do seu negócio, na sua qualidade de vida e que tudo isso gera um ciclo positivo de ganhos para você, para seus clientes, para seus funcionários, parceiros, fornecedores, governo e sociedade em geral.


Como organizar sua clínica odontológica - 3 regras de ouro


A seguir as premissas básicas de toda clínica odontológica que deseja trabalhar de forma organizada visando atrair mais clientes, produzir um serviço de excelência e com isso gerar mais lucratividade para os proprietários.


01 - Processos bem definidos


Uma empresa é uma coleção de processos. Processos são conjuntos de atividades que visam a entrega de um produto ou serviço.


Em uma clínica odontológica existem diversos processos, tais como: o processo de marketing, o processo de atendimento, o processo de marcação de consultas, o processo de cobrança, o processo de faturamento, o processo de esterelização de material, o processo de expurgo de material, o processo de gestão de compras, o processo de negociação, o processo de apresentação dos planos de tratamento.


Preste atenção: Uma clínica odontológica organizada sabe muito bem quais são os seus processos-chave. Ela decompõe esses processos em etapas e cada etapa tem suas atividades, seus responsáveis e quais as saídas esperadas.


E sabe o que acontece depois? Pessoas, sim pessoas treinadas, motivadas e preparadas para executar esses processos com excelência fazem uma, duas, cem, dez mil vezes o mesmo processo até atingir a perfeição.


São processos bem mapeados e desenhados executados por pessoas que tem conhecimentos, habilidades e atitudes que tornam uma clínica odontológica organizada e pronta para o sucesso.


São processos mapeados, documentados, estruturados e repetíveis que fazem você ter um negócio de odontologia e não ser o negócio de odontologia.


Então, o primeiro passo para ter uma clínica odontológica bem organizada é mapear, organizar e documentar como tudo é feito na sua clínica, ou seja, os seus processos organizacionais.



02 - Funções, cargos e pessoas bem definidas e alinhadas


Toda empresa precisa ter uma equipe qualificada e treinada. Além disso é preciso supervisão.


Quando você é um dentista que trabalha sozinho e tenha uma secretária a rotina diária de comunicação é bem simples.


Mas, quando sua clínica cresce tanto em estrutura quanto em equipe é necessário que as pessoas certas estejam nos lugares certos fazendo as atividades certas.


Nada mais desastroso para o desenvolvimento de um negócio do que ter alguém inapto para a execução de uma tarefa.


Recrutar, selecionar, treinar e supervisionar faz parte do processo de organização de clínicas odontológicas que querem crescer e dar bons frutos (lucro).


Se você pretende ter uma grande clínica ou várias unidades, precisa ter um plano de cargos e salários, uma definição clara de quem faz o que. Um diagrama hierárquico e um mapa que mostre para cada pessoa da equipe o que elas precisam fazer para progredir na carreira dentro da sua clínica.


03 - Gestão de custos bem feita


Nós já assessoramos clínicas odontológicas e redes de clínicas com faturamento superior a 1 milhão de reais mensais.


Você acredita mesmo que esse tipo de clínica poderia chegar a esse patamar sem a gestão de custos bem feita?


Em se tratando de custos em clínicas odontológicas, o principal gerador de custos é a mão de obra especializada do profissional de odontologia.


Se você está pagando para os profissionais de odontologia comissões de 40%, 50% ou mais as chances de ter uma clínica lucrativa são muito pequenas.


Não se trata de merecimento, mas de pura questão de matemática financeira. A conta não fecha.


Ter uma boa gestão de custos envolve um trabalho em conjunto com os processos de marketing e vendas.


Enquanto vendas e marketing se preocupam e atrair, vender e reter bons pacientes, a gestão de custos se preocupa que esses mesmos pacientes produzam lucro para a clínica, de forma esse possa se perpetuar e produzir um excelente serviço para esses mesmos pacientes.


Conclusão


Tudo isso parece muito grandioso e fora de proporção para quem é do ramo de odontologia, mas pense nas franquias de odontologia.


Quando você compra uma franquia ela te entrega um modelo de negócios pronto que você tem que seguir.


Isso envolve processos padronizados, equipe com cargos e salários bem definidos e uma gestão de custos primorosa.


Ter uma clínica odontológica organizada, lucrativa e sustentável deve ser o objetivo de todo dentista ou proprietário de clínica que deseja ter um negócio na odontologia e não simplesmente ser um negócio.


A grande diferença entre ter e ser um negócio é que no primeiro caso, a dependência do proprietário para a existência da clínica é mínima, enquanto no segundo é total. Se o proprietário para de trabalhar o negócio deixa de existir.


Se você busca formas de organizar sua clínica e precisa de uma empresa de gestão para clínicas odontológicas com expertise internacional, entre em contato e fale com um de nossos consultores!


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