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Como organizar seu consultório odontológico

Atualizado: Mar 2


Como organizar seu consultório odontológico

Muitos dentistas acreditam que organizar as tarefas de um pequeno consultório é algo simples e que não dá trabalho.


Afinal de contas, em um pequeno consultório odontológico o número de funcionários e tarefas são menores que em uma grande clínica.


Entretanto, pensar assim é um erro que pode prejudicar os resultados do seu consultório odontológico.


Organização é sempre necessária, pois afeta diretamente na sua produtividade e no nível e na qualidade do serviço prestado ao cliente final.


Nesse artigo vamos te mostrar como organizar seu consultório odontológico para alavancar o desenvolvimento do seu pequeno negócio. Continue lendo.


Divisão das tarefas


Saber dividir as tarefas dentro do seu consultório é fundamental para que tudo flua como mais leveza e eficiência.


Mesmo que seu consultório seja formado somente por você e sua secretária, lembre-se do ditado popular "tamanho não é documento". Isso se aplica ao seu consultório também.


Pense que mesmo dentro de um pequeno consultório de 30 m2 existe uma verdadeira empresa com "setores" bem definidos como recepção, estoque de materiais, esterilização, financeiro e marketing.


Ao pensar assim, de forma estruturada, seu pequeno consultório passa a ter um ar mais profissional.


Separe as atividades que precisam ser realizadas nessa pequena empresa como captar pacientes, organizar a agenda, comprar materiais na dental e atender seus pacientes em blocos.


Divida com sua secretária aquelas atividades que podem e devem ser realizadas por ela como organizar a agenda, controlar os recebimentos dos pacientes e até mesmo produzir e distribuir materiais promocionais do seu consultório para os pacientes utilizando WhatsApp e as redes sociais.


Tenha um controle financeiro diário

Para organizar as tarefas do seu consultório odontológico é fundamental ter um bom controle financeiro.


Ou seja, é muito importante que você implemente um software de gestão financeira para clínicas e consultórios odontológicos que faça os seguintes controles:


Registro das entradas e saídas diárias de dinheiro;

Informe a rentabilidade total do consultório;

Informe a lucratividade por tipo de procedimento que você executa;

Aponte quais seus maiores gastos e suas maiores receitas.


Acredite, um controle financeiro eficiente é um poderoso aliado para a gestão do seu consultório odontológico e pode literalmente salvar sua pele em tempos de crise.


Utilize a nuvem para guardar seus arquivos


Existem vários requisitos legais quanto ao tempo que você precisa armazenar arquivos físicos como fichas e pastas de exames de pacientes.


Independente dos requisitos legais é fortemente indicado que você digitalize os dados dos seus pacientes, os exames clínicos e qualquer informação como contratos e os armazene na chamada nuvem da internet.


Scanners de alta capacidade de conversão já estão disponíveis no mercado com custos bastante acessíveis para pequenos consultórios odontológicos e ferramentas como o Google Drive e One Drive da Microsoft tem planos baratos de armazenamento de arquivos na nuvem.


Além de liberar espaço físico, arquivos digitais podem ser facilmente acessados e compartilhados pela internet. Um grande auxílio para o pequeno consultório odontológico.


Diminua custos com telefonia


Nós sabemos que os custos com telefonia em consultórios odontológicos podem ser bem altos.


Faça uma cotação com pelo menos 3 operadoras de telefonia celular da sua região e selecione um plano de dados que possa compartilhar a internet com pelo menos mais uma pessoa (sua secretária).


Escolha um plano com ligações ilimitadas. Lance mão do WhatsApp conectado a sua rede wifi para fazer ligações de confirmação de agenda e para fornecedores e parceiros.


Não mantenha duas ou três linhas de telefonia com operadoras diferentes. Isso aumenta o custo de gerenciamento e você precisará se preocupar com datas diferentes de pagamento de faturas.


Lance mão das redes sociais como canal de atendimento. As pessoas são cada vez mais digitais. Reduza os custos com telefonia e organize seu processo de comunicação com seu público externo.


Conclusão


Quem tem um pequeno consultório odontológico precisa de organização para que seus resultados sejam maximizados.


Tratar seu pequeno consultório odontológico como uma empresa é a forma certa de encarar o processo.


Se você gostou desse artigo, compartilhe com um amigo. Se precisa de ajudar para organizar seu consultório odontológico, entre em contato e converse com um de nossos especialistas:


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