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Como contratar uma secretária para sua clínica

Atualizado: Mar 2

Como contratar uma secretária?

Você está pensando em contratar uma secretária para sua clínica e está na dúvida sobre qual a melhor forma de fazer isso?


Já se pegou na situação de pela terceira vez ter que procurar uma nova secretária para seu consultório ou para sua clínica ?


Bem, toda clínica ou consultório precisa de uma boa secretária. Mas, de partida começam as dificuldades. O que de fato é uma boa secretária?


Como contratar uma secretária para sua clínica


Antes de trazer a bordo uma nova funcionária para essa importante função você precisa entender alguns pontos:


A - A secretária representa a imagem da sua clínica;

B - Secretárias muitas vezes passam mais tempo com seus pacientes do que os profissionais de saúde da sua clínica;

C - Secretárias devem ter um perfil social e comportamental bem definido.


Sabendo dessas premissas acima contrate sua nova secretária da forma correta. Siga a sequência abaixo:


01 - Defina os requisitos do cargo.


A pessoa que vai ocupar o cargo de secretária na sua clínica deve ter que tipo de conhecimentos, habilidades e atitudes?


  • Ela precisa ter que grau de instrução?

  • Quais os conhecimentos específicos precisa ter?

  • Precisa conhecer algum software específico?

  • Precisa ter algum tempo de experiência na função? Quanto?

  • É desejável que ela tenha atuado em outras clínicas ou isso é irrelevante?

  • Qual a faixa etária que é mais adequada?

  • Essa pessoa pode estar estudando ou prefere alguém já formado?

  • Como essa pessoa deve ser do ponto de vista comportamental?

  • Proativa?

  • Independente?


Descreva com detalhes todas as habilidades, as competências e principalmente o grau de atitude que essa pessoa deve ter para ocupar o cargo de secretária na sua clínica.


02 - Detalhe as atividades que serão realizadas nesse cargo


É muito importante listar todas as atividades que sua secretária vai executar:


  • Receberá os pacientes na recepção;

  • Realizará o atendimento telefônico;

  • Executará confirmação de agenda;

  • Fará a emissão de guias de convênio ou plano de saúde;

  • Digitará os contratos dos clientes;

  • Será a responsável pela cobrança dos pacientes;

  • Etc, etc, etc.


É muito importante que você liste todas, todas as atividades que o cargo de secretária executará na sua clínica. Mesmo as menores funções.


De posse das descrições detalhadas do perfil e do cargo de secretária você deve partir para a fase de recrutamento e seleção.


Nesse momento, um alerta! Se você optar por fazer sozinho(a) o processo de recrutamento e seleção, lembre-se, você precisará investir tempo e esforço para publicar a vaga em sites de empregos, ligar para amigos e usar toda e qualquer fonte possível de informação para encontrar candidatos.


Isso leva tempo e pode consumir horas importantes do seu dia que deveria ser usado para atividades que te renderiam dinheiro (por exemplo, atendendo pacientes no seu consultório).


Considere criteriosamente se não vale a pena contratar uma empresa especializada em recrutamento e seleção de funcionários.


Essas empresas costumam cobrar um valor que geralmente se refere ao primeiro salário da pessoa contratada, mas em contrapartida são elas as responsáveis por publicar a vaga, procurar as pessoas mais adequadas ao perfil que você informou, filtrar as dezenas (as vezes centenas) de currículos que chegam, aplicar testes psicológicos e encaminhar para você dois ou três finalistas bem direcionados para sua escolha.


Além disso, eles costumam refazer todo o processo sem ônus caso o funcionário contratado saia antes de 3 meses.


A decisão por qualquer um dos caminhos depende do seu tempo livre e da verba disponível.


Por favor, somente não faça como a maioria dos dentistas fazem: contratar secretárias sem preparo técnico e pessoal para atuar na função simplesmente por indicação de amigos ou parentes.


Acompanhando a sua secretária


Mesmo uma secretária experiente e vivida precisa de direcionamento e orientação.


Dedique um tempo semanalmente para sentar em uma reunião de avaliação com sua secretária.


Ouça o que ela tem a dizer, afinal ela passa muito tempo perto dos seus pacientes e com certeza pode contribuir muito para o desenvolvimento da sua clínica.


Dê feedback, oriente-a, monitore e dê direção. Esse é seu papel como proprietário(a) da sua clínica.


Conclusão


Se você quer contratar uma secretária para sua clínica siga os passos que indicamos nesse artigo.


Seguindo o exposto aqui você minimiza as chances de contratar uma pessoa que não vai corresponder as suas expectativas e atrapalhar o desenvolvimento da sua clínica.


Se você quiser saber mais sobre esse e outros assuntos de gestão de clinicas entre em contato e fale com um de nossos consultores!


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